Fijn en uw privacy

Bij Fijn Holding B.V. (hierna: Fijn) hechten we veel waarde aan uw privacy en willen wij u middels deze privacyverklaring duidelijk informeren hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Wij vinden het belangrijk dat voor u duidelijk is, hoe we omgaan met uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring leest u hoe wij dat doen. De Belangrijkste uitgangspunten hiervoor zijn:

  • Wij verzamelen, gebruiken en bewaren persoonsgegevens. Wij verwerken uw gegevens op een manier die voldoet aan wet- en regelgeving.
  • Wij informeren u vooraf over de verwerking van uw persoonsgegevens. U heeft recht op verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van uw persoonsgegevens als u hierom vraagt.
  • Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen voor de doelen die in deze Privacyverklaring staan opgenomen. Persoonsgegevens worden alleen gedeeld als dat noodzakelijk is of op basis van een wettelijke plicht.
  • Schakelen wij anderen in die uw persoonsgegevens verwerken, dan wijzen wij hen er op of spreken af dat zij uw gegevens alleen rechtmatig mogen gebruiken.

Deze Privacyverklaring is opgesplitst in twee delen. Afhankelijk van uw situatie kan slechtst één deel van de privacyverklaring voor u van toepassing zijn. De Privacyverklaring spitst zich toe op een gedeelte voor huurders die direct huren van Fijn en een gedeelte voor huurders die huren bij een andere verhuurder die EPV of monitoring afneemt.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Alle bedrijfsonderdelen die behoren tot de Fijn Holding B.V. kunnen persoonsgegevens verwerken zijn in die zin ‘verwerkingsverantwoordelijk’. Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle bedrijfsonderdelen die vallen onder de Fijn Holding B.V.

Ik ben huurder van Fijn

Fijn heeft een systeem ontwikkeld voor het monitoren van de energieprestaties, waaronder mede begrepen het coachen van huurders op het gebied van energiebewustzijn (‘de Monitoring’). Voor de monitoring verwerkt Fijn data waaronder uw persoonsgegevens.

Persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect te herleiden zijn naar u als persoon. Bijvoorbeeld uw naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, emailadres en rekeningnummer. Alles wat we met die persoonsgegevens doen, wordt ‘verwerken’ genoemd. Dit kan gaan om het verzamelen, bewaren, raadplegen, publiceren, wijzigen of verwijderen van persoonsgegevens. Voor het uitvoeren van het huurcontract en de Monitoring verwerkt Fijn de volgende persoonsgegevens:

  • Uw postcode en huisnummer
  • Uw naam
  • Uw telefoonnummer
  • Uw emailadres
  • Uw rekeningnummer
  • Informatie over het verbruik, de opwekking en de werking van de omvormer/zonnepanelen
  • Informatie over het verbruik en de werking van de warmtepomp
  • Informatie over het verbruik en de werking van de WTW
  • Informatie over het verbruik en de werking van de slimme meter

Op basis van welke grondslagen verwerken we uw gegevens?

Fijn verwerkt uw gegevens op basis van één of meer van de volgende wettelijke grondslagen:

  • Voor het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst waarbij u partij bent of wenst te zijn;
  • wanneer u toestemming heeft gegeven.

Waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens gebruiken wij uitsluitend voor het volgende:

  • het afsluiten en uitvoeren van de huurovereenkomst;
  • inzicht voor Fijn in de energieprestatie van de woning en het functioneren van de installaties ten behoeve van de Monitoring;
  • te helpen en te adviseren bij het energiebewust worden en het gebruik van de woning. Een dashboard zal als ‘digitale energiecoach’ kunnen fungeren door het geven van inzicht in de actuele standen van opwekking en gebruik. Huurders krijgen zo inzicht in het effect van hun gedrag op de beschikbare energiebundel en ook de jaarafrekening;
  • dienstverlening te verbeteren en door te ontwikkelen door de data uit de Monitoring te gebruiken om de diensten te analyseren, evalueren en verbeteren.

Met wie delen we uw gegevens?

Voor de doelen hierboven, kan het noodzakelijk zijn uw persoonsgegevens uit te wisselen met elkaar of met andere partijen. Fijn verstrekt uw persoonsgegevens aan deze partijen alleen voor de in deze Privacyverklaring genoemde doeleinden en op basis van de genoemde grondslagen. Uw gegevens zullen niet verwerkt worden buiten de Europese Economische Ruimte (EER). We kunnen uw persoonsgegevens bijvoorbeeld uitwisselen met:

  • een ander bedrijfsonderdeel binnen Fijn of de Van Wijnen Groep;
  • partijen die van belang zijn voor het uitvoeren van onze activiteiten, zoals ketenpartners, onderaannemers en leveranciers;
  • toezichthouders en andere instanties die nodig zijn om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

Wanneer wij een derde inschakelen om uw gegevens te verwerken, dan blijft Fijn verantwoordelijk voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Met de derde sluiten wij een verwerkersovereenkomst af, die voldoet aan de AVG.

Voor de verwerking van uw persoonsgegevens door partijen die zelf verantwoordelijk zijn voor de naleving van de privacywetgeving, is Fijn niet verantwoordelijk noch aansprakelijk. Wel wijzen wij hen erop dat zij uw gegevens alleen rechtmatig mogen gebruiken.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens, die noodzakelijk zijn voor de totstandkoming van de huurovereenkomst, tot maximaal 2 jaar na het verlopen van de huurovereenkomst. In deze periode is het mogelijk om de gegevens uit de sensoren aan u te koppelen. Nadat de gegevens verwijderd zijn is het niet meer mogelijk om de persoonsgegevens aan de sensordata te koppelen en beschouwen wij deze als anoniem.

Ik huur van een verhuurder waarvan Fijn de monitoring verzorgt

Monitoring

Fijn heeft een systeem ontwikkeld voor het monitoren van de energieprestaties, waaronder mede begrepen het coachen van huurders op het gebied van energiebewustzijn (‘de Monitoring’). Voor de Monitoring verwerken Fijn en jouw verhuurder relevante data waaronder jouw persoonsgegevens. Wij bepalen gezamenlijk de doeleinden van en de middelen voor de Monitoring. Voor de Monitoring zoals genoemd in deze privacyverklaring is Fijn Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

Deze privacyverklaring geeft informatie over de verwerking van persoonsgegevens door Fijn uit hoofde van de monitoring. Wij zijn ervoor verantwoordelijk om deze gegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de geldende privacywetgeving, waaronder de AVG, te verwerken.

Energieprestatievergoeding

Je hebt een overeenkomst gesloten met je verhuurder voor het huren van jouw woning. Als er EPV voor jouw woning is afgenomen, dan brengt de verhuurder je maandelijks een bedrag in rekening voor energie (genaamd Energieprestatievergoeding (EPV)). De energievergoeding houdt in dat je in ruil voor het bedrag dat je elke maand betaald, in een duurzame en energiezuinige woning woont die zelf energie opwekt door de zonnepanelen op het dak. Naast de huurprijs betaal je dus ook een energievergoeding aan de verhuurder.

Gegevensverwerking

We verwerken de volgende gegevens, indien van toepassing, die aan jouw adres gekoppeld worden:

  • Informatie over het verbruik, de opwekking en de werking van de omvormer/zonnepanelen
  • Informatie over het verbruik en de werking van de warmtepomp
  • Informatie over het verbruik en de werking van de WTW
  • Informatie over het verbruik en de werking van de slimme meter
  • Adres van de woning (postcode, huisnummer)
  • Aanhef, jouw voornaam of voorletters, tussenvoegsel en achternaam
  • Jouw telefoonnummer
  • Jouw Login naam
  • Wachtwoord (versleuteld)
  • Jouw e-mailadres

Doeleinden verwerking bovengenoemde gegevens

Uw persoonsgegevens gebruiken wij uitsluitend voor het volgende:

  • Energie Prestatie Garantie: Indien er voor jouw woning energieprestatiegarantie is afgesproken, gebruiken wij de data om je de garantie te kunnen geven dat jouw woning ook presteert zoals afgesproken. Zo willen wij weten hoe de verschillende installaties functioneren. Indien er bijvoorbeeld sterke afwijkingen zijn in het energieverbruik, kan de mogelijke oorzaak beter gevonden worden.
  • Dashboard: Inzicht voor jou en ons in de energieprestatie van jouw huurwoning en het functioneren van de verschillende energie installaties in jouw woning in relatie tot het gebruik van de woning. Door inzicht in jouw gegevens kunnen wij de Fijn beheers- en onderhoudsdiensten (laten) uitvoeren en optimaliseren en jou voorzien van tips.
  • Advies: Het helpen en het adviseren bij het energiebewust worden en het gebruik van jouw Fijn-woning. Het dashboard zal als ‘digitale coach’ kunnen fungeren door het geven van inzicht in (bijvoorbeeld) de actuele standen van opwekking en verbruik. Je krijgt zo inzicht in het effect van jouw gedrag bij het gebruik van energie en daarmee tevens de jaarrekening. 
  • Voor verbetering en doorontwikkeling van dienstverlening kunnen jouw gegevens worden gebruikt om de aan jou te leveren diensten te analyseren, evalueren en verbeteren. Wij hechten er waarde aan dat u, ook in de toekomst, toegang hebt tot aanvullende producten of diensten, die het mogelijk maken om jou nog meer energie te laten besparen of jou nog Fijner te laten Wonen. Deze producten en diensten hebben een hoog dienstverlenend karakter, haken in op bovenstaande punten en kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op het aanbieden van zuiniger apparatuur of verlichting, het  beveiligen van jouw woning evenals het uitvoeren van aanvullende diensten op bovengenoemde vlakken.
  • We kunnen jouw gegevens ook verwerken om eventuele overige vragen of klachten te behandelen

Grondslagen voor de verwerking van de gegevens

Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van een dan wel meerdere van de volgende wettelijke grondslagen:

  • het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst met jou of de verhuurder;
  • het behartigen van de gerechtvaardigde belangen van Fijn of van derden zoals jouw verhuurder. In zo’n geval wegen we altijd jouw en onze belangen tegen elkaar af. Alleen als we vinden dat onze gerechtvaardigde belangen opwegen tegen jouw privacybelang, verwerken we jouw persoonsgegevens op basis van deze grondslag; 
  • Jouw toestemming;
  • het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder die voor de EPV. 

Verstrekking aan derden

Voor de doelen hierboven, kan het noodzakelijk zijn uw persoonsgegevens uit te wisselen met elkaar of met andere partijen. Fijn verstrekt uw persoonsgegevens aan deze partijen alleen voor de in deze Privacyverklaring genoemde doeleinden en op basis van de genoemde grondslagen. Uw gegevens zullen niet verwerkt worden buiten de Europese Economische Ruimte (EER). We kunnen uw persoonsgegevens bijvoorbeeld uitwisselen met:

  • Diverse toeleveranciers van installaties en apparatuur, voor wat betreft het leveren van onderhouds- en beheerdiensten aan die installaties en apparatuur.
  • Overheidsinstanties zoals gemeenten, de belastingdienst en toezichthouders om invulling te geven op een rechtsvordering.
  • Zakelijke opdrachtgevers en ketenpartners zoals verhuurders, bouwbedrijven, aannemers en onderaannemers en subsidie-uitvoerders.
  • Externe leveranciers zoals ICT-dienstverleners, hosting- en clouddienstverleners dan wel andere leveranciers aan wie wij ondersteunende diensten uitbesteden, waaronder leveranciers die technologie, materialen en diensten op het gebied van domotica leveren.
  • Externe adviseurs zoals accountants, belastingadviseurs, advocaten en notarissen.

Bewaartermijnen

Wij bewaren jouw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en specifieke dwingende wettelijke bewaartermijnen. De gegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is om de doelen te bereiken waarvoor de gegevens verzameld zijn en om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. 

Algemeen

Beveiliging van gegevens

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om jouw gegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Wij zorgen er bijvoorbeeld voor dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is, en overdracht van de gegevens wordt beschermd door passende beveiligingsmaatregelen. Fijn neemt voortdurend passende technische en organisatorische maatregelen om de beveiliging van persoonsgegevens te garanderen. Hieronder vind je een korte beschrijving van deze beveiligingsmaatregelen. 

Fijn slaat de monitoringgegevens zodanig op dat ze niet direct te herleiden zijn tot jou of jouw woning. Slechts op momenten dat dit noodzakelijk is wordt tijdelijk een verbinding gelegd tussen deze gegevens en jouw NAW-gegevens. 

Als je verhuist, worden de gegevens niet gewist. Wel worden alle referenties naar jouw persoon gewist, zodat de gegevens niet langer naar te herleiden zijn. Een volgende bewoner zal jouw gegevens niet kunnen zien. 

Wat zijn uw rechten?

Vanaf het moment dat wij uw persoonsgegevens verwerken, heeft u verschillende rechten, deze staan hieronder weergegeven.

Informatie en inzage

U kunt ons vragen of we persoonsgegevens van u verwerken, welke dit zijn en wanneer we dit doen. Wij zijn verplicht u deze informatie te verstrekken.

Het intrekken van uw toestemming

Verwerken wij uw gegevens omdat u hier toestemming voor heeft gegeven en trekt u uw toestemming in, dan mogen wij uw gegevens niet verder verwerken.

Correctie of verwijdering van gegevens

Kloppen uw persoonsgegevens niet of zijn ze niet volledig? Dan kunt u ons vragen deze te wijzigen. U kunt ons vragen uw persoonsgegevens te verwijderen, wanneer deze niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor we ze hebben verwerkt. Of wanneer u uw toestemming intrekt of bezwaar maakt tegen de verwerking.

Beperking

U kunt ons vragen de verwerking van bepaalde persoonsgegevens tijdelijk te beperken. Bijvoorbeeld omdat de gegevens volgens u niet kloppen.

Dataportabiliteit

U kunt ons vragen uw persoonsgegevens over te dragen aan een andere verantwoordelijke.

Bezwaar

U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Indienen van verzoek

Om gebruik te maken van uw rechten, kunt u een verzoek indienen. U kunt dit doen door een e-mail te sturen naar rechten@vanwijnen.nl. Binnen vier weken ontvangt u van ons bericht waarin staat wat wij met uw verzoek doen. Is er sprake van een gerechtvaardigde grond of een wettelijke verplichting waardoor wij niet aan uw verzoek kunnen voldoen, dan wijzen wij uw verzoek af. U kunt hiertegen een bezwaar indienen bij Fijn via rechten@vanwijnen.nl of een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Bij de behandeling van uw verzoek kunnen wij u vragen om identificatie. Ook kan het nodig zijn om uw persoonsgegevens te verwerken voor een goede beantwoording van uw vragen.

Klachten

Wilt u een klacht indienen over de verwerking van uw persoonsgegevens door Fijn? Laat het ons weten via klachten@vanwijnen.nl. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens vindt u hierover meer informatie.

Wijzigen van de Privacyverklaring

We kunnen deze Privacyverklaring aanpassen. Dat doen we bijvoorbeeld als de wet of ons beleid wijzigt. Wij informeren u hierover via de website. De actuele Privacyverklaring kunt u altijd vinden op onze website.

Contactgegevens

Voor vragen of verzoeken met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact met ons opnemen via de hieronder weergegeven contactgegevens:

Fijn Holding B.V.

K.R. Poststraat 101
8441 EN, Heerenveen
Nederland
E: dataprivacy@vanwijnen.nl
W: www.fijn.com 

Versie: 7 april 2025